Pro vytváření souboru ve formátu XML platí základní pravidla tvorby XML dokumentů podle specifikace organizace W3C

            „Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Second Edition) http://www.w3.org/TR/REC-xml “,

včetně kódování národní znakové sady (pro české znaky připadají prakticky v úvahu pouze kódování WINDOWS-1250, ISO-8859-2 a univerzální UTF-8, resp. UTF-16).
Při tvorbě souboru je potřebné zejména respektovat problematické typy položek, jako jsou datum resp. datum a čas (standardně ve formátu dle ISO-8601, tedy např. "2001-02-13" resp. "2001-02-13T18:39:09", ale ! POZOR ! - datumové položky vlastního podání jsou zatím z důvodu zpětné kompatibility se soubory s oddělovači brány v národním formátu "DD-MM-RRRR", je to vždy napsáno u specifikace položky), a také oddělovač desetinných míst , kterým je TEČKA ".".

Struktura písmnosti je popsána v obecných pravidlech pro tvorbu souboru. Základní struktura se skládá z vět a položek. Protože položky (vrámci věty) se nemohou opakovat, jsou v souboru jako atributy věty. Věty, které se opakovat mohou, tvoří elementy vlastní písemnosti.
Písemnost ve formátu XML má jako hlavní (root) element

V elementu písemnosti se nachází element odpovídající typu písemnosti (zkratce uvedené v popisu souboru), např.:
a v něm se nacházejí věty souboru podle popisu struktury. Jméno každého elementu věty začíná slovem "Veta" doplněném o písmeno typu věty, např.:
Ve větě se již nacházejí atributy nesoucí hodnoty, jejichž název odpovídá názvům položek příslušné věty, např:
Kromě vět se v souboru mohou vyskytovat i přílohy, které slouží k vložení elektronické přílohy do písemnosti. K zápisu slouží element: Přílohy jsou dvojího typu, obecné a předepsané. Obecné přílohy jsou dopředu neklasifikované elektronické dokumenty, které poplatník může vložit do písemnosti. Naproti tomu předepsaná příloha je dopředu určena a pojmenována, např. Potvrzení o zaplacených částkách na penzijní připojištění (u DPF), a může s ní být podle toho dále nakládáno. Obecné přílohy jsou vkládány do elementu přílohy pomocí: Pojmenované přílohy jsou vkládány do elementu přílohy pomocí: Každému přiloženému dokumentu odpovídá právě jeden element ObecnaPriloha nebo PojmenovanaPriloha.

Obsah přiloženého souboru je při odesílání zakódován jedním z podporovaných kódování (např. base64) a uložen do obsahu elementu ObecnaPriloha nebo PojmenovanaPriloha, použité kódování je uloženo do atributu 'kodovani' téhož elementu. České znaky uvnitř TXT souboru je třeba uložit ve znakové sadě UTF-8.

V elementu výstupní písemnosti se nachází ještě element obsahující kontrolní informace:

a v něm se nacházejí věty souboru podle popisu struktury. Jméno každého elementu věty začíná slovem "Veta" doplněném o písmeno.

Jednoduchý příklad souboru ve formátu XML je možné si prohlédnout ZDE. Příklad souboru s přílohou (obecnou i předepsanou) si můžete prohlédnout ZDE.

Struktura souborů je popsána a při příjmu také striktně kontrolována pomocí tzv. XML schémat, a to podle specifikace:

Aktuální verze umožňuje příjem následujících písemností: